MỘT SỐ LƯU Ý TRƯỚC KHI TIẾN HÀNH HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

1. Thẩm quyền triệu tập họp ĐHĐCĐ thường niên

Hội đồng quản trị (sau đây gọi tắt là “HĐQT”) chịu trách nhiệm triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên.

2. Thời gian tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên

ĐHĐCĐ họp thường niên mỗi năm một lần, được tổ chức trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Thời hạn tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ có thể được gia hạn theo đề nghị của HĐQT, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính (cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền gia hạn).

3. Địa điểm tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên

Bất kỳ địa điểm nào ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp ĐHĐCĐ được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp ĐHĐCĐ được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp.

4. Điều kiện tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên

Cuộc họp ĐHĐCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết;  tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành thì trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác, HĐQT phải triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ lần hai.

Cuộc họp của ĐHĐCĐ triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành, trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì HĐQT phải triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ ba.

Trường hợp này, cuộc họp của ĐHĐCĐ được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

5. Các công việc cần thực hiện

– Lập Danh sách cổ đông có quyền dự họp;

– Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;

– Lập Chương trình và nội dung cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên;

– Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

– Dự thảo nghị quyết của ĐHĐCĐ theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát;

– Xác định thời gian và địa điểm họp;

– Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp;

– Các công việc khác phục vụ cuộc họp (ví dụ như lựa chọn nhân sự của công ty để tham gia tổ chức cuộc họp hoặc thuê mướn dịch vụ).

6. Chi phí thực hiện

Chi phí triệu tập và tiến hành họp ĐHĐCĐ sẽ được công ty hoàn lại.

Lưu ý: đối với những công ty cổ phần đại chúng, việc tổ chức cuộc họp ĐHCĐ thường niên ngoài việc áp dụng theoLuật doanh nghiệp 2014, sẽ phải tuân thủ các quy định của pháp luật chuyên ngành; cụ thể là Nghị định 71/2017/NĐ-CP và Thông tư 95/2017/TT-BTC. Ví dụ: Công ty đại chúng phải công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng. Công ty đại chúng phải quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về thủ tục ủy quyền và lập giấy ủy quyền cho các cổ đông.

7. Nếu như doanh nghiệp không tiến hành họp ĐHĐCĐ thường niên trong thời hạn quy định thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý như thế nào?

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 34. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định;

[…]”

Bên cạnh việc xử phạt hành chính thì doanh nghiệp buộc tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định tại Điểm a, Khoản 3, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Như vậy, nếu doanh nghiệp không tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính (có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 06 tháng) thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với số tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đồng thời, doanh nghiệp buộc phải tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ pháp lý:

– Luật doanh nghiệp 2014;

– Nghị định 50/2016/NĐ-CP.