Khái niệm và phân loại chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật

Chứng từ kế toán là một khái niệm rất hay xuất hiện trong quản lý doanh nghiệp. Vậy chứng từ kế toán được pháp luật quy định như thế nào? Gồm bao nhiêu loại? Cùng Luật Hùng Phúc tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Khái niệm chứng từ kế toán

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Theo quy định tại Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Theo đó, chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và là tài liệu thông tin ban đầu của quản lí, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị. Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi nhận của các phương tiện điện tử. Chứng từ gồm nhiều loại, có thể có giá và chuyển nhượng được (gọi là chứng từ có giá) hoặc chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng. Chứng từ phải được lập theo trình tự, thủ tục do pháp luật về kế toán – thống kê quy định.

Việc ghi chép sổ sách kế toán nhất thiết phải dựa vào chứng từ lập theo mẫu quy định và các yếu tố cần thiết: tên chứng từ, ngày tháng năm lập, nội dung tóm tắt của sự việc phản ánh, đối tượng tài sản được phản ánh và thước đo sử dụng; chữ kí và họ tên của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ. Chứng từ được lập thành nhiều bản và luân chuyển qua các bộ phận liên quan để xác nhận, sử dụng theo chức năng. Tuỳ thuộc vào loại chứng từ mà chủ thể quản lí phải bảo quản, lưu trữ trong thời hạn do pháp luật quy định. (Điều 16 Luật Kế toán 2015)

2. Các loại chứng từ kế toán

2.1. Chứng từ liên quan đến tiền mặt

Chứng từ liên quan đến tiền mặt bao gồm:

• Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc thu tiền các sản phẩm, hành hóa mà khách hàng thanh toán tại chỗ bằng tiền mặt.
• Phiếu chi: Chứng từ xác nhận việc chi tiền mặt cho phía nhà cung ứng để mua hàng hoá, nguyên vật liệu
• Giấy đề nghị thanh toán.
• Giấy đề nghị tạm ứng

2.2. Chứng từ liên quan đến ngân hàng

Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng được thể hiện qua:

• Giấy Báo Nợ/ Báo Có của Ngân hàng.
• Sec tiền mặt: Chứng từ sử dụng khi công ty phát hành séc yêu cầu nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.
• Ủy nhiệm chi: chứng từ sử dụng khi bạn thanh toán cho nhà cung ứng hàng hóa bằng hình thức chuyển khoản.
• Chuyển tiền nội bộ: Chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền Việt Nam đồng sang tài khoản ngoại tệ. Việc chuyển đổi này là để tiện cho việc thanh toán với các nhà cung ứng hàng hóa nước ngoài
• Tiền đang chuyển: Chứng từ thể hiện rằng tiền từ người gửi đang được chuyển đến tài khoản người nhận, người nhận ở đây chính là các nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ…

2.3. Chứng từ liên quan đến mua hàng bán hàng

• Hoá đơn bán hàng: Chứng từ ghi lại việc bán thành công các sản phẩm, hàng hoá và đã được nhân viên kế toán ghi nhận vào doanh thu
• Hoá đơn mua hàng: Chứng từ ghi lại việc việc mua các loại hàng hóa, sản phẩm.
• Hàng bán trả lại: Chứng từ đính kèm theo hoá đơn trả lại hàng của khách (sử dụng đối với các sản phẩm đã bán rồi nhưng bị khách trả lại vì một lý do nào đó).
• Hàng mua trả lại: Chứng từ đính kèm theo hoá đơn đầu ra ghi lại đã việc mua hàng hóa, sản phẩm nhưng rồi lại trả lại nhà cung cấp.

Chứng từ kế toán còn được thể hiện qua: Hóa đơn GTGT đầu vào/ Hóa đơn GTGT đầu ra/ Tờ khai hải quan/ Phiếu Nhập Kho/ Phiếu Xuất Kho/ Biên bản bàn giao/ Bảng Báo giá/ Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế/ Biên Bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế.

2.4. Chứng từ liên quan đến tiền lương

Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương bao gồm: bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động, các quy chế, quy định,…

2.5. Chứng từ liên quan đến chi phí, doanh thu

Chứng từ kế toàn được thể hiện qua phiếu kế toán

3. Lưu trữ và lập chứng từ kế toán

Theo Điều 18 Luật Kế toán 2015, việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

– Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;

Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.

Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.

Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

4. Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán

Căn cứ Điều 21 Luật Kế toán 2015, việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán được quy địn- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

– Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết. Mọi thắc mắc cần giải đáp liên quan đến pháp lý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline: 0982 466 166 để được tư vấn trực tiếp và chuyên sâu.

Mọi thắc mắc cần giải đáp, Quý khách vui lòng liên hệ Hotline: 0979 80 1111 để được tư vấn chi tiết!