CÁC NGUYÊN TẮC KHI TẠO LẬP HÓA ĐƠN

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Khi tạo lập hóa đơn, doanh nghiệp cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT

– Doanh nghiệp phải lập hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

– Chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn hợp pháp của doanh nghiệp.

– Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Nguyên tắc 2: Nội dung trên hóa đơn được lập phải đảm bảo tuân thủ các tiêu thức sau:

1. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

– Doanh nghiệp ghi tên đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

– Doanh nghiệp là người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán. Trường hợp đơn vị trực thuộc là nơi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì phải ghi mã số thuế của đơn vị trực thuộc (nếu có), nếu không thì ghi mã số thuế của doanh nghiệp.

– Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

– Trường hợp tổng giá thanh toán hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

2. Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn:

Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền đối với hàng hóa, đối với cung ứng dịch vụ ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

3. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”:

– Người lập hóa đơn ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có).

– Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại thì trên hóa đơn ghi giá bán đã chiết khấu, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT4. Về “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”; “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

– Trường hợp người đại diện theo pháp luật không ký vào tiêu thức “người bán hàng” thì phải có Giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký và phải ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

– Người bán phải yêu cầu người mua ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức “người mua hàng” trên hóa đơn, trừ trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX và bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài… Nhưng đối với các trường hợp này, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

– Đối với hàng hóa, dịch vụ không chịu hoặc được miễn thuế GTGT thì doanh nghiệp chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.

– Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại thì trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.

– Đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ thì trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

5. Đồng tiền ghi trên hóa đơn: là đồng Việt Nam.

– Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 8.000 USD – Tám nghìn đô la Mỹ.

Người bán lập hóa đơn đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

6. Xử lý hóa đơn khi lập sai:

– Trường hợp hóa đơn lập sai nhưng chưa giao hàng hóa, chưa cung ứng dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn lập sai.

– Trường hợp hóa đơn lập sai và đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho người mua đã kê khai thuế thì các bên lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.

luathungphuc.vn

Mọi thắc mắc cần giải đáp, Quý khách vui lòng liên hệ Hotline: 0979 80 1111 để được tư vấn chi tiết!