Mỗi công ty đều có con dấu riêng, đây được coi là công cụ và là tài sản của doanh nghiệp. Mọi biên bản, hợp đồng, giao dịch của công ty đều phải đóng dấu mới có giá trị pháp lý. Do đó việc quản lý, sử dụng con dấu công ty cần tuân thủ đúng pháp luật.
1. Hình thức, nội dung, số lượng con dấu
Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Doanh nghiệp được quyền tự định đoạt hình thức, nội dung, số lượng con dấu nhưng có những nội dung không được khắc lên con dấu, Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước, cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
2. Quản lý, sử dụng con dấu
Theo quy định tại khoản 2 Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Con dấu doanh nghiệp được quản lý và sử dụng theo quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP như sau:
– Các doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp đã thành lập trước 01/7/2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước 01/7/2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này.
Đồng thời, thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
3. Quy định của pháp luật về người có quyền giữ con dấu công ty
Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, việc quản lý sử dụng và lữu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Do đó, ai được quyền giữ con dấu công ty sẽ được quy định tại Điều lệ doanh nghiệp. Trong Điều lệ sẽ có điều khoản nêu rõ ai là người quản lý cất giữ con dấu.
Trước đây, Luật Doanh nghiệp 2005 ấn định rõ người duy nhất có thẩm quyền quản lý con dấu công ty là người đại diện theo pháp luật.
Hiện nay quy định này đã linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng con dấu công ty. Các công ty được lựa chọn ai được quyền giữ con dấu.
Thông thường, các công ty vẫn sẽ để người đại diện theo pháp luật bảo quản và quản lý con dấu công ty.
Tuy nhiên, cũng có không ít doanh nghiệp quy định văn thư, kế toán trưởng là người lưu giữ con dấu thực hiện tại trụ sở công ty và chỉ được mang con dấu ra khỏi trụ sở khi được người đại diện theo pháp luật chấp thuận bằng văn bản.
4. Khi bị chiếm giữ con dấu công ty phải làm thế nào
Con dấu là tài sản chung của doanh nghiệp, không thành viên nào được chiếm giữ, chiếm đoạt con dấu công ty vì mục đích cá nhân.
Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu là một trong những hành vi bị nghiêm cấm.
Theo đó, chiếm giữ con dấu của doanh nghiệp là việc đưa con dấu ra khỏi trụ sở chính mà không được phép hoặc cất giấu ở nơi không ai biết.
Còn chiếm đoạt con dấu được hiểu là hành vi cố ý lấy con dấu làm của riêng bằng bất kỳ phương thức, thủ đoạn nào như dùng vũ lực, đe dọa dùng vũ lực, dùng thủ đoạn gian dối, trộm cắp, độc chiếm, không bàn giao…
Cả hai hành vi này đều xâm phạm đến hoạt động của công ty.
Trong trường hợp không thể hòa giải được người đại diện theo pháp luật của công ty có thể khởi kiện lên Tòa án cấp huyện nơi người chiếm giữ con dấu cư trú yêu cầu giải quyết.
Luathungphuc.vn
Mọi thắc mắc cần giải đáp, Quý khách vui lòng liên hệ Hotline: 0979 80 1111 để được tư vấn chi tiết!
Công ty Luật TNHH Hùng Phúc
Theo dõi Luật Hùng Phúc trên 